Entenda quais são as obrigações acessórias

11 de outubro de 2016
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Ser empresário no Brasil é uma tarefa árdua, não somente pela dificuldade de financiamento e ausência de incentivos, mas, sobretudo, pelo labirinto fiscal da nossa legislação. Um estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação revelou que, entre 1988 e 2013, o país produziu impressionantes 4.785.194 normas tributárias, o equivalente a um livro de 112 milhões de páginas!

Essa imensidão de normas e obrigações fiscais torna quase impossível ao pequeno e médio empresário centralizar sua contabilidade gerencial e mantê-la em nível de excelência, uma vez que isso envolveria altos investimentos em pessoal e sistemas eletrônicos ou mídias fiscais.

Se você é empresário e, no entanto, ainda não descentralizou a contabilidade de seu negócio, vamos explicar agora o que são obrigações acessórias mostraremos as principais delas para que você não caia em irregularidades!

As obrigações tributárias

Brasil e seus 2 hipopótamos de legislação tributária

O cenário fiscal brasileiro é tão caótico que, recentemente, um advogado mineiro, revoltado com nossa sobreposição de leis e obrigações principais e acessórias, decidiu compilar em um livro toda a legislação tributária nacional em vigência.

O “pequeno” compêndio reuniu nada menos do que 41,2 mil páginas, com 7,5 toneladas — o peso de 2 hipopótamos! O mais grave é que, além dos itens, os próprios conceitos confundem os empresários. Vamos diferenciar as duas classes de obrigações citadas no Código Tributário Nacional–CTN:

Obrigações tributárias principais x obrigações acessórias

Didaticamente falando, a obrigação principal se relaciona à entrega de um valor ao Estado, por meio do pagamento de tributos ou multas. As multas fazem parte das obrigações principais, mas não podem ser consideradas tributos propriamente ditos, uma vez que o próprio CTN define tributo como prestação que não configura sanção de ato ilícito (art. 3º).

Já as obrigações tributárias acessórias são as diversas prestações de contas (relatórios, escriturações, apresentação de notas) que a empresa deve fazer para facilitar a atividade fiscalizatória do Estado e garantir a veracidade das obrigações principais realizadas.

Muitas vezes, as obrigações acessórias têm a utilidade de garantir o cumprimento de possíveis obrigações principais de outros tributos. Um exemplo é a emissão de nota fiscal de uma operação isenta de ICMS, sendo que ela é requerida porque se prestará a controlar contabilmente sua receita para repercussão em outros tributos, como as contribuições ao PIS/COFINS, Imposto de Renda e CSLL.

As obrigações acessórias que você não pode esquecer

Emissão da nota fiscal de venda de mercadoria ou serviço

As notas fiscais nada mais são do que a escrituração das operações de circulação de mercadorias sujeitas ao ICMS. Com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), os riscos de cometer erros de preenchimento são corriqueiros. Na emissão dessas notas, fique atento:

  • Preencha todos os campos da nota fiscal, já que as informações geradas serão base para o cruzamento de dados com seus clientes (pela Receita Federal);
  • Os produtos devem ser descritos minuciosamente, constando nome, marca, modelo, série, quantidade e outras especificações que assegurem sua perfeita identificação;
  • Atenção aos códigos de classificação fiscal da operação CFOP. Utilizar a tabela CFOP desatualizada pode resultar em multas amargas à empresa;
  • Cuidado especial ao assinalar campos que identificam se tratar de nota fiscal de entrada ou saída. Certifique-se de que as datas de emissão do documento e a saída da mercadoria não estejam defasadas em relação ao seu efetivo trânsito;
  • O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, ou DANFE, deve ser emitido em duas vias — uma delas, destinada ao transportador contratado.

Burlar a Receita Federal, omitindo valores, falsificando a menor a quantidade de mercadorias vendidas ou comercializando produtos sem emitir notas fiscais pode enquadrar o empresário em crimes de graves proporções, que serão julgados à luz da Lei 8.137/1990, que define crimes contra a ordem tributária. As penas chegam à reclusão de 2 a 5 anos, mais multa.

Emissão das guias de recolhimento dos tributos

Quem falsifica guia de recolhimento de tributo incorre em infração simultaneamente tributária e penal. Esse ato sujeitará o infrator a um Auto de Infração, por meio do qual será exigido o efetivo pagamento do tributo sonegado e da correspondente multa, além da aplicação da sanção prevista na lei penal, decorrente da falsificação.

Confirmando-se em juízo a sonegação, o infrator pode ser condenado à reclusão de 2 a 5 anos, além da multa — que pode chegar a 225% do valor burlado, conforme o artigo 1º da Lei 8.137/1990 e o artigo 44 da Lei 9.430/1996.

Escrituração dos livros fiscais

Uma empresa que não realiza escrituração contábil e fiscal, além de irregular com o Estado, é uma empresa sem memória. Isso quer dizer que a escrituração dos livros fiscais não deve ter apenas o interesse de atender ao Fisco, mas à própria gestão do negócio.

O advento do SPEDSistema Público de Escrituração Digital, facilitou o processo de registro; a escrituração fiscal digital (SPED Fiscal) substituiu a escrituração manual dos registros de inventário, entrada, saída, apuração do IPI e ICMS; e o SPED Contábil substituiu, por sua vez, a escrituração manual do livro-diário e livro-razão.

O processo se tornou um pouco menos complexo, mas vale destacar que as infrações relativas a livros fiscais e contábeis acarretam multas altas, variando de acordo com a legislação estadual. A título de exemplo, no Espírito Santo, a multa chega a 40% do valor constante no documento não escriturado (Decreto Nº 4.024-N/1996); em São Paulo, a 10% do valor da operação (Lei/SP nº 6.374/1989).

Confecção e envio das declarações fiscais pertinentes

A lista de todas as obrigações acessórias que se referem à entrega de declarações fiscais é enorme, e inclui DOI (Declaração de Operações Imobiliárias), Decore eletrônica (Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos), EFD (Escrituração Fiscal Digital), Informe de Rendimentos etc. Esquecer-se de entregar apenas uma dessas declarações custará multas pesadas à empresa, o que explica por que a maioria das PMEs preferem contratar assessorias contábeis especializadas.

Demonstrações contábeis

As demonstrações contábeis usualmente exigidas são:

  • Balanço Patrimonial;
  • Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE);
  • Demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados (pode ser substituído pela demonstração das mutações do patrimônio líquido);
  • Demonstração dos Fluxos de Caixa (DFC);
  • Demonstração do Valor Adicionado (caso seja divulgada pela entidade);
  • Notas explicativas (incluindo a descrição das práticas contábeis).

A edição da Lei 11.638/2007 (que alterou a Lei das S.A) deixou dúvidas sobre a necessidade das publicações desses demonstrativos pelas empresas, gerando uma longa briga judicial entre juntas comerciais e empresas de grande porte, que se prolonga há anos nos tribunais.

Folha de pagamento e confecção e envio das declarações sociais

O atraso no envio da RAIS (Relatório Anual de Informações Sociais) deixa o infrator sujeito a uma multa progressiva prevista no artigo 25 da Lei 7.998/1990. As multas são de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega do documento ou até a lavratura do auto de infração, caso este ocorra primeiro.

Os encargos da folha de pagamento estimulam a contratação de funcionários sem registro, o que também resulta em punições à empresa. Tudo deve estar em ordem, evitando sanções governamentais.

Compreendeu a importância de recorrer a uma assessoria contábil para dar conta de tantas obrigações acessórias e principais? Curta a nossa página no Facebook e continue por dentro do que há de melhor em gestão financeira e planejamento tributário!

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