O mercado de locação de equipamentos está em plena expansão no Brasil. No entanto, esse crescimento tem revelado um cenário preocupante: muitas locadoras estão avançando sem estrutura de gestão, sem clareza sobre a viabilidade de seus negócios e sem condições de acompanhar as transformações tecnológicas e tributárias em curso. Com base nos insights do setor e nos desafios relatados por empresários do ramo, este artigo apresenta uma visão prática e estratégica para gestores de pequenas e médias locadoras de equipamentos.
Desafios Reais das Locadoras: O Que o Mercado Está Mostrando
Com base nos debates promovidos pelo Sindileq-MG e na experiência da Previsa Contabilidade com o setor, destacamos os principais desafios enfrentados hoje:
- Falta de controle financeiro e de indicadores confiáveis dificultando o acesso a crédito;
- Crescimento desorganizado e sem planejamento;
- Guerra de preços, com margens de lucro cada vez mais apertadas;
- Política comercial falha, sem processos de pós-venda e com contratos mal elaborados;
- Rotinas desorganizadas de estoque, manutenção e entrada/saída de equipamentos;
- Gestão tributária mal conduzida, agravada pela insegurança em relação à Reforma Tributária;
- Falta de gestão de pessoas e dificuldade para formar e reter bons times;
- Ausência de sistemas, processos e estrutura de gestão empresarial.
Primeiros Passos para Estruturar a Gestão de uma Locadora
2.1. Organize o Financeiro com Ferramentas Simples
O que fazer: Adote um sistema básico de controle financeiro (ex: OMIE, Nibo ou Excel estruturado).
Problema resolvido: Falta de visão sobre entradas e saídas, inadimplência, mistura de contas pessoais e da empresa.
Impacto: Permite entender se o negócio é lucrativo e fundamenta decisões com base em dados.
2.2. Defina o Preço de Locação com Base em Custos Reais e Valor Agregado
O que fazer: Calcule o custo por equipamento (incluindo custos administrativos, manutenção, depreciação, impostos e comissões).
Dica: Diferencie os preços conforme o nível tecnológico e valor agregado do equipamento. Rentabilize cada operação, separe locação e manutenção.
Problema resolvido: Preços definidos “no achismo”, com risco de prejuízo.
Impacto: Preserva a margem líquida e melhora o posicionamento da empresa frente à concorrência.
2.3. Controle Básico de Estoque e Manutenção
O que fazer: Registre saídas e retornos de equipamentos, validade de contratos, manutenções e revisões em planilhas ou softwares simples.
Problema resolvido: Equipamentos perdidos, manutenção atrasada, contratos vencidos.
Impacto: Maior confiabilidade na operação e redução de custos com quebras e emergências.
2.4. Melhore a Gestão de Pessoas com Terceirização de RH
O que fazer: Não sendo possível uma estrutura interna, contrate um parceiro especializado para processos seletivos, avaliação de desempenho e rotinas de feedback.
Problema resolvido: Dificuldade em contratar bem, alta rotatividade, baixo desempenho.
Impacto: Equipe mais qualificada, produtiva e alinhada aos objetivos da empresa.
2.5. Formalize Contratos com Cláusulas de Segurança
O que fazer: Utilize modelos com suporte jurídico, incluindo garantias, multas, reajustes e cláusulas de responsabilidade.
Problema resolvido: Inadimplência, prejuízos por danos, ausência de reajustes contratuais.
Impacto: Redução de riscos legais e maior segurança nos negócios.
2.6. Acompanhe Indicadores Básicos (KPIs)
- Ocupação média da frota (%)
- Receita mensal por equipamento
- Percentual de inadimplência
- Relação entre custos fixos e receita total
Avance para as Próximas Etapas
Se sua locadora já passou pelos primeiros ajustes e está em crescimento, é hora de avançar com profissionalização para manter a competitividade.
3.1. Implemente um ERP com Foco em Locação
O que fazer: Escolha um sistema integrado especializado em locadoras.
Problema resolvido: Processos soltos, retrabalho e visão fragmentada do negócio.
Impacto: Eficiência operacional e base de dados centralizada para decisões estratégicas.
3.2. Estruture uma Política Comercial com Pós-Venda
O que fazer: Crie critérios de análise de crédito, roteiros de vendas, processos de onboarding e pós-venda ativo.
Problema resolvido: Perda de clientes, inadimplência e falta de recompra.
Impacto: Mais fidelização, relacionamento de longo prazo e aumento do ticket médio.
3.3. Crie um Plano Anual de Renovação da Frota
O que fazer: Avalie obsolescência, feedback de clientes, performance e custo de manutenção.
Problema resolvido: Frota desatualizada e manutenção excessiva.
Impacto: Modernização contínua e valorização do portfólio.
3.4. Automatize a Gestão de Estoque, Entrada e Saída
O que fazer: Use códigos de rastreio, aplicativos de check-in/check-out e cronogramas digitais de manutenção.
Problema resolvido: Atrasos de entrega, perdas de equipamentos e controle manual de manutenção.
Impacto: Rastreabilidade e agilidade operacional.
3.5. Crie um Planejamento Estratégico Anual
O que fazer: Estabeleça metas, prazos, investimentos e cenários de risco.
Problema resolvido: Decisões reativas e falta de direção.
Impacto: Crescimento consistente, mesmo em tempos de instabilidade.
KPIs Avançados
- Ocupação por categoria de equipamento
- ROI por equipamento
- Custo de manutenção por item
- Margem líquida por contrato
- Tempo médio de resposta ao cliente
- Taxa de renovação de clientes
- Ticket médio por cliente
Reforma Tributária: Alerta Máximo para o Setor
A Reforma Tributária, já em andamento, exigirá mudanças profundas no modelo de operação das locadoras:
- Incidência de IVA sobre operações de locação;
- Necessidade de cláusulas de repasse de tributos nos contratos;
- Possível perda de vantagens do Lucro Presumido.
4.1. A Contabilidade Estratégica como Diferencial
A Previsa Contabilidade acompanha de perto essas mudanças e oferece:
- Simulações de impacto da reforma;
- Revisão contratual e tributária;
- Apoio na escolha do melhor regime fiscal.
Além disso, com uma contabilidade estruturada, sua locadora poderá:
- Acompanhar rentabilidade, ponto de equilíbrio e endividamento com precisão;
- Apresentar dados confiáveis para obter crédito ou captar investimentos;
- Realizar análises estratégicas para expansão sustentável.
Conclusão: Crescer com Estrutura é o Caminho
O setor de locação é promissor, mas o crescimento sem estrutura é um risco silencioso. Com passos bem planejados, desde a organização financeira até a profissionalização estratégica, sua empresa pode se destacar, mesmo diante de grandes players. A Previsa Contabilidade e Gestão Empresarial tem mais de 40 anos de experiência apoiando empresas com soluções contábeis, fiscais e estratégicas. Conte conosco para transformar sua locadora em um negócio sólido, lucrativo e preparado para o futuro.
