Ata de aprovação de contas da administração

3 de maio de 2022 Ata de aprovação de contas
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Este é um ato muito importante na gestão de empresas, pouco lembrado, mas de essencial funcionalidade. 

Por permitir a transparência nas decisões, clareza no apontamento de resultados oficiais e no registro de aprovações e de decisões para consulta posterior, pode deixar claras e registradas as medidas corretivas e decisões do Administrador, do Responsável Legal da Empresa e dos Sócios. 

Na prática esta Ata de aprovação de contas tem impacto sobre os registros patrimoniais, dando funcionalidade ao Código Civil a respeito de demonstração da situação contábil e financeira de uma empresa, uma ferramenta de compliance para equilíbrio da Sociedade Limitada, trazendo a público situações, números e o quanto os sócios estão de acordo com tais informações.  

O documento relata tudo o que foi apresentado na reunião, representando arquivo atemporal que pode ser consultado a qualquer momento, trazendo segurança, confiança, certeza e tranquilidade em relação a acordos e decisões tomadas, além de previsto em lei e no contrato social da maioria das empresas.

Vamos entender melhor ainda o que seria esta ferramenta:

O que é aprovação de contas e para que serve?

Objetivamente, a aprovação de contas é a solvência dos atos praticados pelos administradores responsáveis em relação às regras empresariais. Sendo realizada a ATA, assinada e registrada, o Administrador protege os seus interesses e responsabilidades assim como a empresa. 

O intuito da aprovação de contas é registrar para permitir a análise de recursos, prejuízos, empréstimos, patrimônio, e a respectiva adequação às normas societárias, e ocorrendo corretamente, torna-se ativo na valorização da empresa em possível valuation, na sua capacidade de gerar investimentos e de contrair empréstimos bancários. 

A ata de aprovação de contas da administração é obrigatória?

Não! Mas deve ser realizada se estiver prevista no contrato social.  

Sendo assim, a legislação societária determina que todos os anos, nos primeiros 4 meses seguintes ao término do exercício social, as contas dos administradores responsáveis sejam apresentadas e registradas e, antes do registro, discutidas e votadas as demonstrações financeiras.

A assembleia para aprovação da ATA só é obrigatória legalmente e automaticamente quando as sociedades são compostas por mais de dez sócios.

Quais informações os administradores e sócios precisam ter antes da reunião?

Até o limite de 30 dias da data da reunião, devem estar disponíveis o DRE e Balancete Patrimonial, sendo colocados à disposição dos sócios não administradores, com registro de respectivo recebimento de informações.

O que a Reunião deve conter?

A reunião de Aprovação de Contas da Administração, anual, realizada até 30 de abril, tem os seguintes objetivos:  

  • Dar contas aos administradores para deliberarem sobre o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE); 
  • Designar novos administradores, de acordo com a necessidade; 
  • Tratar de quaisquer outros assuntos.

O que a ATA deve conter?

  • Data, local, horário de início e horário de término;
  • Participantes e respectivos cargos que ocupam; 
  • A Pauta da reunião; 
  • Assuntos e discussões abordadas;
  • Compromissos assumidos e previsões de ações;
  • Poderão constar regras próprias de periodicidade, convocação, quórum de instalação, registro dos trabalhos e curso dos mesmos, e solicitações de alterações contratuais. Caso não haja, são aplicáveis dispositivos gerais sobre a assembleia. 

Atenção: deve estar claro que qualquer pessoa que tenha acesso a Ata precisa saber por quem as decisões foram tomadas.  

Qual a validade de uma ATA de Aprovação de Contas da Administração?

A ATA aprovada não possui data de validade, ela serve como referência atemporal, até mesmo para comparação com decisões mais recentes. Atas mais recentes podem revogar alguma deliberação das atas anteriores. As decisões são válidas até que haja novas e sejam registradas em Cartório. 

Os efeitos das decisões registradas em ATA de Reunião de Aprovação de Contas da Administração, votadas de acordo com regras, abrangem todos os sócios mesmo que não estiverem presentes ou divergente a decisão.  Decisões que tenham alguma infração, tornam limitadas as responsabilidades dos que a aprovaram. 

É possível ser dispensada a obrigatoriedade?

Em decisão conjunta dos sócios, oficial e por escrito, sobre a matéria do objeto da Reunião de Aprovação de Contas da Administração, a lei permite simplificar o procedimento dispensando a reunião.  É um documento que precisa ser levado a Junta Comercial para registro, assim como as atas de reuniões e assembleias, e a eventual necessidade de alterações contratuais.

Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP)

Empresas optantes pelo Simples Nacional, não têm obrigação de realizar Reunião de Aprovação de Contas da Administração e a publicação como norma de simplificação procedimental, sendo substituída por deliberação representativa do primeiro número inteiro superior ao médio valor do capital social.

Quando há previsão em contrato social não se aplica a dispensa, em casos de divergências de opiniões as disposições contratuais, em caso de justa causa de exclusão de sócio, ou em caso de sócios colocarem em risco a empresa por atitudes graves. Estes casos exigem que a reunião seja realizada conforme a legislação civil.  

Fundamentado na Lei no 10.406/2002, artigos 1071 a 1084; e, Lei Complementar no 123/2006, artigos 70 e 71.

Mantenha as ATAS de Reunião de Aprovação de Contas da Administração em dia

A ATA de Reunião de Aprovação de Contas da Administração é um instrumento administrativo, um ritual de administração válido, necessário e muito útil no sentido de manter a segurança decisória e o equilíbrio das relações sempre registrados, evitando conflitos, falsas interpretações ou atos que prejudiquem a vida da empresa.

A ATA traz tranquilidade aos sócios pois ao ser registrada, mantém as definições e os questionamentos futuros sobre sócios, resultados, prejuízos ou lucros, patrimônio, empréstimos entre outros em documento oficial e que pode ser consultado a qualquer momento e por tempo indeterminado.

Esperamos que tenha em mente a necessidade de entender mais sobre este instrumento. Agora que sabe mais sobre esta fenomenal ferramenta mantenha-a sempre validada e tenha toda a tranquilidade para se dedicar ao seu propósito. E se precisar, fazemos o processo de abertura ou alteração ponta a ponta, para sua empresa operar legalmente e realizar estratégias de sucesso com toda a tranquilidade. 

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