BPO FINANCEIRO no Rio Grande do Sul / RS

8 de março de 2021 BPO FINANCEIRO no Rio Grande do Sul
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Você já deve ter escutado esse termo “BPO”, mas, sabe realmente o que é, como funciona, onde vive, de que se alimenta e, o mais importante, quais os benefícios para sua empresa – caso opte pelo serviço de BPO Financeiro no Rio Grande do Sul?

Pois é exatamente sobre isso que vamos conversar hoje.

Por isso, separe alguns minutos em sua agenda e relaxe! Vamos conversar!

Sobre o BPO FINANCEIRO no Rio Grande do Sul

Business Process Outsourcing (BPO), prática mais conhecida como terceirização, não é algo novo no mundo dos negócios. Porém, o BPO financeiro para pequenas empresas, não somente para grandes e médias, se disseminou no Brasil faz poucos anos.

Por isso, muitos responsáveis por pequenos negócios ainda têm dúvidas de como esse serviço funciona e se ele realmente é viável e vantajoso para uma empresa de tal porte.

Então, vamos falar um pouco mais sobre isso, ok?!

O que, realmente, é o BPO Financeiro?

O BPO do setor coloca a gestão financeira e seus processos de rotina sob responsabilidade de um prestador de serviço especializado na área. E não se trata apenas das tarefas operacionais de backoffice, como registros e emissão de notas e cobranças, pois o outsourcing também engloba pontos estratégicos e gerenciais, como a estruturação das rotinas para a escalabilidade e disponibilização dos números para stakeholders.

Além do financeiro, a contabilidade pode ser terceirizada simultaneamente junto ao mesmo prestador, desde que a empresa conte com contadores para isso ou seja de fato um escritório contábil. Assim, o gerenciamento contábil e das finanças funcionam de maneira integrada, inclusive podendo ser mantidos no software e produzindo informação gerencial sobre o negócio com mais confiabilidade e rapidez.

Como é feito o BPO Financeiro?

Como em qualquer terceirização, o prestador do serviço precisa primeiramente conhecer mais a fundo a empresa cliente, entender suas principais necessidades e conhecer as prioridades e particularidades das rotinas do negócio. Por isso, o trabalho é dividido em etapas de inicialização, continuidade operacional e apoio gerencial permanente.

1ª etapa: análise interna

No primeiro passo do trabalho de terceirização, o prestador se preocupa em compreender totalmente como até aquele momento foi rodado o backoffice e as tarefas administrativas ligadas também à contabilidade.

O objetivo é conceber junto aos responsáveis pela empresa a melhor estrutura organizacional possível, que depois será mantida com o BPO. Isso inclui ações como implementação de melhorias em práticas ou ferramentas, correções, reorganizações e decisão entre as duas partes dos relatórios de análise produzidos e da periodicidade de emissão.

Em tese, essa etapa ocorre apenas uma vez. Porém, se acontecerem mudanças estruturais relevantes na empresa posteriormente ao início do trabalho, ela deve ser refeita para que dê o melhor suporte possível ao funcionamento da empresa.

2ª etapa: início da operação

O fluxo de trabalho estabelecido na etapa anterior começa a funcionar na prática aqui, com as mais diversas tarefas sendo concluídas pela terceirizada e de acordo com as diretrizes acordadas entre os envolvidos. Em geral, os procedimentos são:

  • controle de contas a pagar e receber;
  • agendamento de pagamentos;
  • emissão de notas fiscais e cobranças;
  • identificação, validação e armazenamento digital de documentos;
  • conciliação bancária;
  • elaboração do fluxo de caixa e demais demonstrações financeiras;
  • análise das informações gerenciais e indicadores.

Caso o prestador também seja o responsável pela contabilidade, ele passa à escrituração contábil informações geradas no BPO financeiro e utiliza a mesma documentação desses procedimentos como base para a escrituração.

Essa etapa é sempre contínua, sendo interrompida somente rápida e pontualmente se ocorrer uma reorganização na anterior.

3ª etapa: apoio estratégico

A última etapa, também contínua, se baseia em geração de números atualizados em tempo real tanto para o gestor quanto para stakeholders, além da manutenção das rotinas em operações fluidas, inteligentes e escaláveis.

Por exemplo, na periodicidade combinada, a terceirizada emite as demonstrações acertadas com o cliente e entrega junto a elas anotações sobre os resultados, previsões e outras percepções. Mas também pode intervir com as mesmas ações a qualquer momento para fazer um alerta, sugerir uma mudança ou apontar uma oportunidade a ser aproveitada. E quando isso ocorre pode acontecer um recomeço de ciclo partindo da primeira etapa do outsourcing.

Cuidados internos para uma terceirização bem-sucedida

Apesar de o trabalho ficar por conta do prestador, o cliente também tem de fazer a sua parte para que as coisas funcionem.

Por exemplo, ainda que se tenha uma equipe dedicada às finanças, ocorrências internas podem influenciar no andamento do backoffice, que sendo terceirizado operará remotamente. Portanto, o responsável e outros profissionais devem atentar à comunicação e garantirem que ela seja clara, direta e rápida.

Na movimentação de dados, o que não pode ocorrer é a omissão de informações ao prestador e junção de dados que não se associam. Por exemplo, o uso de conta bancária empresarial e pessoal do sócio é algo que não pode ocorrer porque deixaria muita informação de fora dos documentos de pessoa jurídica.

Por outro lado, como algo que precisa ser feito, a empresa tem de seguir recomendações e melhorias pensadas pela terceirizada e acordadas com o gestor.

Tudo certo?

Então, agora, falta apenas a sua ligação para a gente para garantir esse serviço em sua empresa!

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