Notas Fiscais Eletrônicas: 3 erros comuns cometidos por empresas comerciais

15 de junho de 2016

Por muito tempo as notas fiscais emitidas manualmente fizeram parte da rotina de muitas empresas. Por vezes, eram extraviadas ou eram preenchidas com erros que acabavam dando mais trabalho para o responsável pela sua emissão e, consequentemente, diminuindo a produtividade. A sua empresa de contabilidade logo escriturava toda a papelada relativa às notas fiscais e corrigia os procedimentos assessorando muitas vezes sobre a forma fiscal adequada.

Com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) muita coisa mudou e, para melhor.Transações comerciais passaram a operar num sistema digital, tornando todo o processo mais rápido e padronizado. Além disso, favorece a economia  com gastos de papel e, para o governo, um maior rigor no processo de fiscalização, já que todas as informações podem ser controladas em tempo real.

Mas apesar de todas as facilidades com o surgimento da NF-e, muitos empreendedores acabam se descuidando e não realizando um correto gerenciamento destes documentos fiscais. Com o controle cada vez mais rigoroso por parte dos órgãos fiscalizadores, erros e improcedências podem implicar numa grande dor de cabeça para gestores.

Diante disto, vejamos os principais erros ao emitir notas fiscais eletrônicas e como não cair nas garras do Fisco. Acompanhe!

Não preencher corretamente a NFe

Como somos uma empresa de contabilidade possuímos clientes de diversas áreas e tamanhos. A maioria dos empreendedores têm problemas no preenchimento das informações que devem ser inseridas nas Notas Fiscais Eletrônicas em que, muitas vezes, acabam contendo informações erradas, incompletas geradas pelo fato da empresa não manter o cadastro dos clientes e produtos atualizados ou mesmo incompletos – acaba ocorrendo erros que podem resultar em multas e outras autuações.

A exemplo, em transações interestaduais, no caso de inconsistência de informações e outros erros, no transporte das mercadorias vendidas pode ocorrer a retenção, ou apreensão, em postos fiscais e, apenas após a regularização, poderá ser liberada.

Importante comentar que na falta de qualquer informação em um dos campos obrigatórios, a autorização da NFe nem chegará a ser efetuada. Vale destacar que, com o uso da certificação digital, no caso de erros e incorreções, e após ser autorizada a Secretaria da Fazendo, não poderá ser alterada. Você consegue enxergar esta melhoria em sua empresa?

Pensar que a DANFE é a Nota Fiscal

Este é um erro muito comum  nas transações comerciais acreditar que a DANFE (Documento Auxiliar da NFe) é a NFe.  Este documento é apenas uma versão simplificada que acompanha as mercadorias e, portanto, não possui validade jurídica. O que realmente importa é o arquivo XML –  presente na NFe – que contém todas as informações pertinentes a transação realizada – um único documento pode ter até 300 campos digitáveis.

Pelo fato da Nota Fiscal Eletrônica ser um documento digital e assinado digitalmente, com extensão XML, no caso de erros ou divergências entre a NFe e a DANFE, as multas podem chegar a 100% do valor da transação.

Após encaminhada a NFe a Secretaria da Fazenda e o empreendedor perceber que ela continha erros, o trabalho será redobrado, ou seja, a retificação somente poderá ser feita através de carta de correção eletrônica (CC-e), mesmo assim a CC-e somente corrigirá alguns campos da NF-e e outros tem vedação expressa na legislação, o que torna mais difícil sua correção por carta.

Havendo possibilidade, melhor será o caminho do cancelamento da respectiva NF-e feita através do envio de um arquivo eletrônico, no mesmo formato XML, cancelamento o documento fiscal que será autorizado pelo órgão fiscalizador.

Não manifestação ou recusa

Os eventos da Nota Fiscal Eletrônica são àqueles que registram todos os processos de uma NFe, que vai desde a sua emissão até a escrituração, que inclui seu aceite, recusa, cancelamento da operação, entre outros.
Assim todos os envolvidos na operação podem consultar pela internet todos os fatos vinculados referentes a NFe – como se fosse um extrato do caminho percorrido por ela.

Ponto importante que sua empresa de contabilidade deve orientar é que quando o empreendedor não manifesta ou mesmo não sinaliza a recusa, pode estar prejudicando as operações fiscais da empresa. Via de regra, o fornecedor passa a ter uma maior certeza que o cliente recebeu o documento fiscal e que tem conhecimento dos fatos.

A manifestação do destinatário é um importante evento que certifica a empresa que ela tem uma NFe envolvendo seu CNPJ. O uso da manifestação ou recusa é um importante instrumento de segurança jurídica, uma vez que a nota não poderá ser cancelada pelo emitente após a confirmação da Secretaria da Fazenda.

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