Inventário: mais que controle, uma forma de reduzir gastos

Toda empresa que comercializa produtos, seja para consumidor final ou não, precisa ter estoque para atender às expectativas dos clientes. E para manter a quantidade necessária de mercadoria e insumos, é importante que os gestores atentem para o controle desse estoque. 

Inventário de mercadorias é uma relação que contempla a identificação, classificação, contagem e valor de todos os produtos armazenados no estoque de uma empresa. A prática deve seguir critérios de mensuração e avaliação de preço pelo método adotado por cada organização, seja por média ou outra forma.

Qual a importância do inventário

A gestão dos produtos armazenados deve ser feita diariamente. Isso garante não só que a listagem dos materiais fique sempre atualizada como agiliza a reposição em caso de falta. Colocar o controle de estoque na rotina da empresa é importante para organizações de todos os ramos, sobretudo as que comercializam mercadorias, e produzem insumos e matéria-prima. 

Outros benefícios do inventário são as melhorias na gestão de estoque, no atendimento ao cliente e na organização. 

Mas gerir o estoque vai além de garantir a organização do almoxarifado. Além de demonstrar que a empresa tem controle dos produtos que produz e comercializa, serve ainda para prestação de informação ao fisco. 

Isso é feito por meio das declarações transmitidas à Receita Federal e estadual no decorrer do ano, como registros específicos de estoque nos arquivos SPED/FISCAL e no SINTEGRA relativo ao mês de fevereiro de cada ano.

Importante salientar que, em caso de inconsistência entre o estoque físico e o contábil, a empresa pode estar sujeita à fiscalização e, se constatado diferença, será autuada.

Quanto ao balanço patrimonial, o inventário pode ser utilizado na escrituração contábil da empresa, uma vez que o estoque, em alguns casos, representa um dos maiores itens do ativo da empresa. Portanto, é de suma importância que as informações estejam precisas nos relatórios contábeis.

As consequências de um controle ineficaz impactam diretamente na saúde financeira da organização. Sem um gerenciamento rígido, o risco de desvios de produtos aumenta, o que onera o caixa da empresa. A prática também reduz perdas e desperdícios.

Além disso, a falha faz com que as previsões de reposição ocorram de forma descoordenada, gerando outros dois problemas: queda na produtividade dos colaboradores e compra de produtos com preço mais alto devido à urgência.

Como fazer o inventário

Antes de iniciar os registros, é preciso analisar algumas características da empresa e do estoque. Avaliar a periodicidade de entrada e saída das mercadorias, método de contagem dos produtos e classificação dos mesmos.

Quanto aos protocolos, é preciso manter o controle por meio do preenchimento de fichas relacionadas às movimentações. O dia a dia do estoque inclui:

• obrigatoriedade de registro de todas as entradas e saídas de materiais;
• as saídas têm que ser acompanhadas de uma requisição, devidamente identificada, inclusive com o nome de quem solicitou e liberou a mercadoria;
• adotar a conferência diária de materiais de forma aleatória, escolhendo a categoria a ser verificada. Toda e qualquer diferença deve ser comunicada e investigada com o intuito de identificar e corrigir o erro;
• estabelecer normas de entrada e saída de estoque, que deve ser usado durante todo o processo de movimentação.

Existem três categorias de inventário, que deve ser implementado de acordo coma as necessidades da empresa. 

• Rotativo: nesse esquema, a organização determina o melhor intervalo para realizar o inventário. Pode ser diário, semanal, mensal, bimestral, e mais. Quanto o período é estabelecido, os itens são contados e registrados.
• Periódico: essa categoria permite comparar os períodos pré-determinados, possibilitando a identificação de falhas e correta solução. Nesse modelo, os demonstrativos são confiáveis e detalhados.
• Permanente: o controle é feito de forma automatizada, gerando atualização em tempo real a cada saída e entrada. A vantagem dessa categoria é não precisar estabelecer período limite para conferência.

Já o demonstrativo, que apresenta os dados completos do estoque deve ser composto, no mínimo, de: 

1. Especificação que permita a perfeita identificação da mercadoria, como: espécie, marca, qualidade, tipo, modelo e número de série; 
2. Especificação pela unidade de medida (quilograma, metro, litro, dúzia, entre outros); 
3. Quantidade em estoque na data do balanço; 
4. Valor de cada unidade da mercadoria pelo custo de aquisição, fabricação ou pelo preço corrente no mercado; 
5. Valor do ICMS incidente sobre o produto; 
6. Valor do PIS e Cofins incidente sobre o produto; 
7. Valor total correspondente à multiplicação da quantidade x valor unitário. 

Exemplo:

Qual a periodicidade do inventário de estoque?

Para apresentar o relatório à Receita Federal, as empresas devem atentar para o regime tributário ao qual  está enquadrado. Para as organizações que fazem parte do Simples Nacional, o inventário é gerado anualmente e entregue até o último dia de cada ano.

Para os optantes pelo Lucro Presumido, a documentação também pode ser enviada em dezembro. Porém, se optarem pelo encerramento trimestral, devem elaborar os inventários ao final de cada trimestre.

Empresas tributadas pelo Lucro Real, elaboram o inventário mensalmente, caso recolha o Imposto de Renda (IR) relativo ao apurado anual por estimativa mensal. Ou deverá ser elaborado obrigatoriamente, a cada mês, se recolher o IR pelo levantamento do balancete de suspensão ou redução.

Ainda para empresas do Lucro Real, o inventário de mercadorias deverá ser trimestral quando a apuração do Imposto de Renda for a cada trimestre.

Conclusão

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