Você conhece alguma empresa em plena expansão que não tenha uma gestão financeira organizada? Certamente não. Isso porque um dos critérios para se obter sucesso nos negócios é conseguir equilibrar os rendimentos e gastos de maneira sustentável. Esse fator é determinante para empresas de todas as áreas de atuação e porte e que quando não conseguem por si, optam pela terceirização da gestão financeira.
Contudo, em alguns casos, o que impede a empresa de crescer é o desconhecimento do empreendedor em métodos eficazes de gerenciamento ou mesmo tempo reduzido para se dedicar à revisão e reorganização das contas.
Boa notícia é que para esses empresários, e qualquer outro que deseja ver sua empresa bem estruturada, existe o Business Process Outsourcing (BPO). Ou seja, a possibilidade de terceirizar a gestão financeira da organização.
O que é gestão financeira?
Controle administrativo e orçamentário, gerenciamento de ativos e passivos, monitoramento de fluxo de caixa, planejamento monetário. Essas são as principais funções da gestão financeira, serviço que deve estar presente em todas as empresas.
É partir dela que o empreendedor consegue vislumbrar o crescimento do seu negócio e corrigir falhas que podem prejudicar a empresa e, até mesmo, levar à falência.
Uma gestão financeira eficiente é aquela que possibilita a geração de relatórios detalhados com foco na tomada de decisões. Com isso, é capaz de nortear o caminho a ser traçado, indicando em qual setor é possível economizar e como aproveitar a verba para gerar mais faturamento.
Em resumo, é possível dizer que a gestão financeira deve estar presente sempre que houver dinheiro envolvido, seja saindo ou entrando no caixa.
Inclusive, é ela que permite aos empresários realizar a gestão administrativa da companhia. O gerenciamento possibilita, por exemplo, oferecer uma promoção a um colaborador ou abrir uma filial com a certeza de que terá recursos necessários para honrar com o compromisso.
Mas como a gestão financeira terceirizada pode ajudar a empresa? Sistematizando processos e potencializando as práticas internas.
Planejamento financeiro e avaliação de resultado
A saúde financeira de uma empresa depende de um plano organizado e viável. Para isso, é preciso conhecer a real situação do caixa. Isso é feito por meio da listagem de todas as transações financeiras – incluindo empréstimo, lucro, faturamento, despesa e financiamento – e acompanhamento diário dos valores que entram e saem do caixa.
Essa conferência deve ser feita de forma fundamentada para que se possa obter uma visão ampla do negócio e identificar o desempenho econômico da empresa. Caso a averiguação seja postergada ou mesmo aconteça com frequência mensal, corre o risco de o problema já ter prejudicado algum setor da empresa, necessitando de um plano de contingência.
Ao terceirizar essas tarefas, o monitoramento será realizado em tempo real por profissionais capacitados, com expertise para identificar as melhores oportunidades. Isso porque eles têm como rotina o acompanhamento das movimentações do mercado financeiro e estão aptos a analisar criteriosamente o fluxo de caixa.
A gestão financeira é muito mais que conferência de contas
Um dos principais benefícios em contratar um BPO é que, a partir de dados coletados nas análises, é possível desenvolver um planejamento estratégico e implementar ações de crescimento, sempre visando o aumento da lucratividade.
Com um objetivo bem definido e alinhado às expectativas e limitações da empresa, a execução do planejamento pode ser colocada em prática.
Por fim, planejamento financeiro, com estabelecimento de metas, objetivos e análise de resultados, evita que a empresa sofra por descontrole nas contas, erros de cálculos e falta de informação. Inclusive, muitas companhias são prejudicadas por não contar com especialistas para lidar com os números.
Com os dados sistematizado e as prioridades elencadas, a avaliação dos resultados obtidos com a gestão permitem verificar a melhor forma de investir o capital de giro.
Análise e corte de gastos
Outra função muito importante do gestor financeiro é a identificação de gastos desnecessários da empresa. Isso inclui desde postos de trabalhados que podem estar obsoletos e renegociação com fornecedores até a suspensão da fabricação de produtos e oferta de serviços que não geram retorno financeiro para a empresa.
Na lista de itens a serem reavaliados estão as contas relacionadas a serviços, como telefone, água, luz, internet. Investimentos financeiros sem retorno também devem estar na mira dos cortes de gastos, além de juros de empréstimos e patrimônio estagnado que gera cobranças.
Compras realizadas de última hora são um dos fatores que devem ser corrigidos na administração. Para tanto, é necessário otimizar o estoque, criando uma dinâmica de conferência e realização de pedidos antecipados.
Desperdícios internos também costumam comprometer o caixa
Para evitar, é necessário analisar como os processos acontecem dentro da empresa e investir em tecnologia e sustentabilidade como forma de automatizar determinadas demandas. É o caso do uso de papel, por exemplo.
Tanto a quantidade de folhas como a necessidade de impressão – que por sua vez demanda de cartucho de tinta e manutenção nas máquinas – podem ser reduzidas. Para isso, basta investir em espaço de armazenamento em nuvem, softwares de gerenciamento, implantação de assinatura e conferência digital, entre outros.
Isso garante não só economia no fim do mês, mas também proporciona maior celeridade e assertividade no desenvolvimento dos processos internos. Ou seja, o gestor organiza as contas e ainda contribui para aumentar o lucro através da redução de gastos.
É certo que essas tarefas podem ser realizada pelo proprietário da empresa, pelo setor de recursos humanos ou mesmo por um colaborador do setor administrativo. Entretanto, ao terceirizar essa função, o profissional encarregado terá um olhar mais crítico sobre os gastos, optando pela redução de forma prática e sem envolvimento pessoal.
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