BPM ajuda sua empresa a ser mais gerenciável!

4 de julho de 2016 Por quê utilizar o BPM
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Com quase 40 de experiência como empresa de contabilidade nos adaptamos às mudanças e às inovações para nos tornarmos competitivos e atendermos às solicitações dos nossos clientes e do mercado.

Foram muitos ganhos que a inovação tecnológica trouxe, e vamos mostrar como funciona um pouco mais detalhadamente o BPM. Você já ouviu falar?

BPM é a abreviação de Business Process Management, que traduzido para o português significa Gerenciamento de Processos de Negócio.

BPM é uma abordagem de gerenciamento flexível, desenvolvido com a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, tanto internos como externos da instituição.

O BPM tem objetivo de trazer a tona informações pertinentes de como os processos são executados para que melhorias possam ser realizadas, bem como para que os processos possam ser gerenciados, oportunizando assim uma melhor tomada de decisões através do fornecimento de visão do negócio como um todo.

Conhecendo os processos da empresa

Sem dados críveis, o gestor se torna um navegante conduzindo um barco sem nenhum sinal de orientação, suas decisões se tornam totalmente sensitivas e empíricas. Sem conhecer os processos diários de uma empresa é praticamente impossível implantar melhorias ou mudanças de forma organizada, planejada e previsível.

Aplicar um BPM significa instituir processos, procedimentos e protocolos que darão uma burocracia positiva e frutífera para o empreendimento, dando-lhe segurança na rotina de seu negócio e subsídios para planejamento estratégico apresentando métricas, gargalos e o reconhecimento do que está sendo bem ou mal executado.

Afirma Junior Monteiro – Gestor do Departamento de Relacionamento Corporativo da  Previsa: “Se seu intuito é conhecer o que é BPM, necessário se faz reconhecer os processos que estão sendo executados a fim de medi-los e gerenciá-los, para que assim, seja possível tomar a decisões de forma assertivas e devidamente embasadas, promovendo realizar melhorias e evoluções nos processos.”

Metodologia BPM aplicada a processos

Utilizando a técnica de BPM, os processos são desenhados através de metodologia internacional – BPM CBOK – representada aqui no Brasil pela ABPMP. É uma forma de diagramação que permite entendimento da metodologia em todas as suítes (BPMs) ou plataformas de BPM e facilita bastante a análise dos processos. Nada mais é que a padronização de normas para utilização de símbolos para representar tarefas, comandos, ações, departamentos entre outras funções.

Esta técnica faz com que facilite também a integração com outros sistemas, além do que permite a intervenção positiva de consultorias com mais facilidade ao invés de ter que programar um novo sistema.

Para iniciar uma análise, é preciso então levantar os principais processos da empresa, e o foco são aqueles em que a empresa os tem como mais críticos e que podem trazer rápido retorno caso melhorados.

Vantagens ao utilizar o BPM

Duas vantagens superficiais do BPM para uma empresa são facilmente identificáveis, a saber:

  • A melhora contínua dos processos, permitindo que as organizações sejam mais eficiente, mais assertivas e mais capazes de mudanças em comparação àquelas com foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional hierárquico;
  • Gera um controle eficaz de risco, pois se mostra eficiente em municiar o compliance da empresa trazendo à tona brechas internas ou externas, concomitantemente auxilia na criação de ações preventivas, no que tange ao gerenciamento de risco, sem que isso engesse a empresa;

Inovação, flexibilidade e integração com a tecnologia, o BPM tem como foco alcançar os objetivos das organizações no atendimento dos seus clientes, independente de seus tamanhos, por meio de melhorias de gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos, estruturas físicas e técnicas, documentos e outras fontes de informação.

“GERENCIÁVEL”

Todos nós precisamos ter uma instituição “guiável”, dirigível, ou o termo mais aplicável para nosso contexto “gerenciável”.

“Apenas podemos melhorar aquilo que podemos gerenciar, só podemos gerenciar aquilo que podemos medir e só podemos medir aquilo que realmente conhecemos como é executado, e apenas conhecemos o que lemos e vemos” afirma Junior Monteiro.

Um negócio que não se expressa e fornece dados concatenados aos seus gestores, se torna uma empresa que não conhece de forma clara seus processos, ela se enquadra como ingerenciável, e está em total desvantagem frente ás empresas que tanto conhecem, como se gerenciam e realizam melhorias constantes a cada dia.

Sem conhecer os processos diários de uma empresa é praticamente impossível implantar melhorias ou mudanças de forma organizada, planejada e previsível. Por isso, se seu intuito é conhecer o que é BPM, tenha em mente que ele é de fundamental importância para as organizações, pois visa reconhecer os processos que estão sendo executados a fim de medi-los e gerenciá-los, para que assim, seja possível tomar a decisões de forma assertivas e devidamente embasadas, promovendo realizar melhorias e evoluções nos processos.

Sem dados críveis, o gestor se torna um navegante conduzindo um barco sem nenhum sinal de orientação, suas decisões se tornam totalmente sensitivas e empíricas.

Aplicar um BPM significa instituir processos, procedimentos e protocolos que darão uma burocracia positiva e frutífera para o empreendimento, dando-lhe segurança na rotina de seu negócio e subsídios para planejamento estratégico.

Júnior Monteiro descreve que “um negócio que não expressa e fornece dados concatenados aos seus gestores, se torna uma empresa que não conhece de forma clara seus processos, ela pode se enquadrar como “não gerenciável” ou pouco eficiente e está em total desvantagem frente às empresas, que tanto conhecem como se gerenciam e realizam melhorias constantes a cada dia.

Conclusão

Gestão de processos de negócios (BPM) é em si um processo que garante a melhoria contínua de desempenho em uma organização. Como em qualquer processo, gerenciamento de processos de negócios exige comprometimento e perseverança da liderança.

Às vezes, isso significa assumir uma perspectiva de radical mudança, o que significa que os princípios fundamentais do processo estão sob-reexame e talvez renovação. Em outras vezes, o processo pode passar por um ciclo de revisão contínua e valorização com menores ajustes a ser considerada.

Em todas às vezes, o ajuste do processo com outros processos deve ser entendido, examinados e desafiados.

Processos são bens de uma organização, assim como as pessoas, instalações e informações.
Processos são especiais, devem ser visto como os veículos que sincronizam os demais ativos e aspectos de mudança. Eles são a estrutura de organização para todos os outros componentes.

Se não temos as respostas para as perguntas: “O que devemos fazer?” e “Como devemos fazer?” não podemos justificar os nossos projetos de mudança em outras capacidades organizacionais.
Os processos podem ser vistos como instrumentos para que seu empreendimento produza mais com menos (eficiência) e de forma mais segura, (ou pelo menos com os riscos mensurados e aceitos).

Atitude prática é localizar um software (dos vários disponíveis no mercado), que melhor atende sua empresa, para que possam desenhar os diagramas dos processos e o ideal referente a todas as atividades da empresa e suas vertentes, com um profissional com know-how de gestão de processos, projetos e negócios.

Esperamos ter mostrado mais um passo para a inovação da sua empresa, que possa torna-la mais eficiente e possa modificar a cultura organizacional na direção do alto desempenho. Acesse nossos artigos em nosso blog, saiba de outras novidades!

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