O que são processos internos e como otimizá-los em 5 passos

31 de março de 2016

Os processos internos são o conjunto de atividades que envolvem as equipes e os equipamentos a serem utilizados com um objetivo final comum, seja ele a elaboração de um produto, a prestação de um serviço ou qualquer outra atividade dentro de sua empresa.
Estes processos precisam funcionar da melhor maneira possível, evitando que a empresa gaste mais dinheiro ou tempo que o necessário para realizar suas tarefas.

1. Mapear os processos

A primeira atitude a ser tomada quando se quer otimizar um processo, é mapear seu funcionamento. Ou seja, levantar tudo o que a sua empresa faz, detectando qual o objetivo final de cada processo, onde se iniciam e onde se encerram, quais os departamentos envolvidos e o resultado que se espera ao final de cada processo.
Neste primeiro passo vamos apenas identificar os processos para, posteriormente, avaliar seu funcionamento.

2. Investigar cada passo

Já descobrimos todos os processos de sua empresa e agora é a hora de acompanhar cada etapa que compõe cada processo e avaliar se estão sendo executadas de maneira correta. Assim, será possível identificar quais etapas não estão funcionando direito e estão fazendo com que você perca tempo, dinheiro e materiais.
Caso você encontre erros ou pontos que podem ser melhorados, você deve procurar uma alternativa que melhore ou corrija o erro, pensando de maneira estratégica.

3.Aperfeiçoando os processos internos

Depois de pensar estrategicamente na melhoria de um processo, você irá implantar esta nova solução. Se, por acaso, a solução que você encontrou não resolver o problema de primeira, não se preocupe, é comum ter que reavaliar o processo várias vezes. A melhor maneira de alcançar o sucesso nestes casos é através da tentativa e erro.

Um fator muito importante para se ter sucesso na otimização de processos é possuir uma equipe disposta a melhorar. Ela precisa entender esta necessidade e aceitar a mudança na realização de uma determinada tarefa, sendo fundamental a participação e o envolvimento de todos.

4. Monitorar os resultados

Existe somente uma maneira de saber se as mudanças realizadas estão funcionando de acordo com o esperado: o monitoramento. Esta etapa é fundamental dentro do processo de otimização, pois é através da comparação de como era antes e como está após a melhoria do processo que será possível comprovar ou não se os resultados alcançado foram positivos.

Para te auxiliar no monitoramento é muito importante investir na automação de informações referentes a cada processo. Lembrando que processos também envolvem o financeiro, a contabilidade, o jurídico e toda a parte administrativa de uma empresa, não apenas a produção.

5. Adotar a otimização como cultura da empresa

Muitas vezes ao se otimizar um processo você acaba descobrindo um outro processo que não está bom, demonstrando a necessidade de uma reformulação em suas etapas a fim de se obter bons resultados.
Uma empresa que possui a cultura de otimização em seu DNA tem menores custos de funcionamento, produção maximizada e um número de colaboradores menor.

Repensar todos os processos dentro de uma empresa, irá modificar a sua imagem no mercado, pois ela conseguirá entregar produtos ou serviços com mais qualidade e em menos tempo.

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