Ter um planejamento estratégico deixou de ser uma ferramenta de gestão voltada somente para empresas de grande porte. Atualmente, todas as organizações, incluindo as microempresas, devem priorizar o controle financeiro e fiscal para se manter viva no mercado.
Mas, não basta fazer uma análise geral dos números. É preciso que o planejamento seja eficaz e responda às perguntas mais importantes sobre a saúde financeira da empresa, permitindo a tomada de decisão rápida e assertiva.
Como o lucro será empenhado, previsão de faturamento anual, possibilidade de expansão, contratação de profissionais, desenvolvimento de projetos, aquisição de maquinário. Todas as ações que envolvem a empresa precisam ser decididas a partir do diagnóstico do relatório.
Ou seja, criar um orçamento empresarial é essencial para o desenvolvimento da companhia. A partir dele que o futuro da empresa será decidido a curto, médio e longo prazo. Podemos dizer que o documento é a bússola que indicará o caminho a ser seguido.
Orçamento empresarial é mesmo necessário?
Muitos empresários são levados a acreditar que basta ter controle do fluxo de caixa para garantir a saúde financeira da organização. Na verdade, esse é um trabalho primário, que consiste em identificar perdas e ganhos de curto prazo.
Já elaborar o orçamento empresarial beneficia não só o planejamento, como serve como ferramenta de análise e controle das atividades da empresa.
Um relatório bem estruturado é capaz de guiar o empresário em suas ações, promovendo o desenvolvimento das atividades alinhadas às metas traçadas. É possível dizer que, com o orçamento empresarial em mãos, o administrador terá as informações necessárias para a tomada de decisões. Isso porque, ele revela o nível da saúde financeira da empresa, apontando onde é necessário investir e qual setor deve cortar custos para alcançar o objetivo.
Definir e organizar a situação econômica de uma empresa é o que garante seu êxito. Em geral, o planejamento deve incluir dados de:
- Estimativa de vendas: que prevê o faturamento de vendas de cada um dos produtos comercializados. Os dados devem ser separados por canal de distribuição.
- Dedução de vendas: valores relativos a gastos com impostos, frete, comissão, entre outros custos.
- Custos variáveis: valores relacionados à produção da mercadoria, como matéria-prima, mão-de-obra e insumos.
- Gastos com pessoal: pagamento de custas trabalhistas, como impostos, fundo de garantia, salário, benefícios, entre outros.
- Despesas operacionais: contas mensais de manutenção da estrutura como energia elétrica, água, telefone, internet e outros.
Os orçamentos citados acima são essenciais para a análise e devem constar no relatório. Um dos documentos a ser gerado é o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), que apresenta a prévia dos resultados, caso as metas sejam alcançadas como propostas no planejamento.
Os demonstrativos devem ser acompanhados de perto, em frequência mensal para que se possa identificar possíveis falhas e, assim, tomar as decisões necessárias para normalizar o curso do plano.
Orçamento empresarial é para quem?
A gestão focada no futuro da empresa está presente, em sua maioria, em companhias com alto índice de lucratividade. Mas os benefícios do orçamento empresarial se estendem às empresas de todos os portes e ramos de atuação, inclusive microempresas.
Contudo, alguns empresários acreditam que ter balanços robustos e completos não faz parte da sua realidade. E por não investirem em orçamento empresarial, se transformam em vítimas do mercado e seus altos, e baixos. Utilizar ferramenta de planejamento facilita a gestão e possibilita agilizar a tomada de decisões frente às mudanças.
- Porte pequeno: planejamento serve como guia para manter a saúde financeira em dia. Com ele, os empresários podem definir metas viáveis, baseadas na realidade da companhia. O mesmo vale para novos empreendimentos e startups. Além disso, ter um plano permite projetar os cenários e amadurecer a gestão.
- Porte médio: em geral, são empresas que possuem mais experiência no mercado e um faturamento mais robusto. Bem estruturadas, muitas dessas empresas estão em fase de consolidação. Nessa etapa, o objetivo é o crescimento responsável, visando o lucro.
- Porte grande: apesar de ter seus processos sistematizados, companhias de grande porte apresentam um gerenciamento descentralizado, sendo necessário reunir as informações para montar um relatório único e consistente. Nesse caso, cada setor é responsável por gerar um orçamento empresarial.
A formalização do projeto é uma ferramenta eficaz para alcançar as metas. Dessa forma, os colaboradores envolvidos no projeto produzem de forma coordenada, visando os mesmos objetivos. Isso reduz gastos e serve de base para a realização de avaliação de desempenho.
Sem previsão orçamentária de médio e longo prazo, os gestores terão a visão da situação atual da empresa, focando somente o faturamento mensal. É comum nesses casos a equipe desconhecer as metas e, por isso, não atuarem para serem, de fato, alcançadas. Com o planejamento, cria-se o senso de unidade, motivo de engajamento e empenho por parte dos gestores.
Como elaborar o planejamento orçamentário
Para vislumbrar o futuro da empresa é preciso manter um rígido controle financeiro. Para tanto, é fundamental conhecer a previsão dos ganhos para, só então, criar a estimativa de faturamento para o período selecionado, que pode ser mensal, trimestral, anual ou mais.
Esses dados são um dos mais importantes para a empresa, já que, a partir deles, o gestor poderá mensurar custos dos produtos vendidos (CPV), mercadorias vendidas (CMV) e serviços vendidos (CSV). São eles que permitirão determinar a margem de contribuição, identificar se a empresa conseguirá pagar os custos fixos de operação e, depois disso, ainda vai sobrar verba para remunerar sócios e realizar novos investimentos.
Canais de venda
Onde a empresa atua? Como ela converte suas vendas?
A resposta para essas perguntas deve elucidar os pontos de comercialização, sejam eles virtuais ou não. Pode acontecer em lojas físicas ou online, por meio de revendedores, representantes, distribuidores e, também diretamente para o consumidor final.
Produtos comercializados
Após listar todos os canais de venda, é o momento de categorizar a mercadoria. Todo o catálogo de venda deve constar no relatório, preferencialmente subdivididos em tipo e agrupados. Isso vai permitir uma análise mais detalhada da comercialização. Para facilitar, é possível criar linha de produtos, segmentos, marcas, modelos, entre outros.
Previsão de venda de cada produto
Nesta etapa, é importante ter o apoio dos vendedores, que estão em contato direto com o cliente e sabem quais as suas necessidades. São eles que irão mensurar a quantidade de produtos vendidos em cada canal e apontar as estimativas.
A previsão de venda deve ser feita de forma realista, considerando a capacidade de cada canal e, claro, na margem de produção da empresa. Estipular quantidades maiores que o suportado irá gerar relatórios irreais, resultando em frustração e leitura errada do planejamento.
Preço de venda
Canal de distribuição, gastos com fretes, comissões e impostos que devem ser pagos – e ainda podem sofrer alterações, a depender dos canais de distribuição onde o cliente fará a aquisição do produto ou serviço. Por exemplo, se sua empresa analisa as vendas por estado, os impostos como o ICMS podem variar.
Também devem constar no relatório fatores como a concorrência e também fatores mais subjetivos, como a estratégia da empresa em ganhar participação no mercado. o exemplo abaixo mostra bem como esse fluxo funciona.
Deduções sobre vendas
Esse cálculo deve ser feito sobre o faturamento bruto, resultante da venda de produtos e serviços. O valor é preciso descontar custos com impostos e comissões, cobrados em todas as transações.
Para encontrar o percentual, deve-se dividir a diferença entre receita bruta e a dedução por 100. Obtém-se então, a receita líquida. Outra alternativa é calcular pelos valores fixos pagos em cada venda.
Lembrando que o valor disponível para arcar com as contas e fazer investimento é proveniente da receita líquida, obtida pelas deduções. Por isso, é importante sempre considerar esse montante ao criar planejamentos e projeções.
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