As vantagens da contabilidade digital no atendimento ao cliente

9 de abril de 2018
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A digitalização de documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital e que auxilia muito o processo de contabilidade digital nos dias de hoje.

Qualquer documento que contenha informação importante para seu negócio pode ser digitalizado.

As empresas estão mais dinâmicas e as prioridades e metas evoluem a cada momento.

Por isso, é importante ter soluções e tecnologias que facilitem a rotina das pessoas nas empresas e tragam mais agilidade.

A digitalização é uma das principais inovações que têm otimizado a rotina diária de empresas de diferentes ramos, sobretudo, na área da contabilidade, que lida constantemente com documentos e arquivos.

Ou seja, muita papelada. Ou melhor, lidava com muita papelada. Hoje, ela está se digitalizando cada vez mais.

E é sobre a digitalização, mais especificamente de documentos, que vamos falar neste post.

Confira!

Seria o fim das impressões de documentos?

Estamos na chamada era digital. Com o advento dos documentos fiscais eletrônicos, que têm alcançado cada vez mais contribuintes, as impressões de documentos fiscais estão em desuso, seja por exigência do fisco, seja pelo processo natural de modernização das informações. Além, é claro, das preocupações com a sustentabilidade e a redução crescente do uso de papeis.

O armazenamento digital no auxílio da gestão de documentos é um processo vantajoso para a organização que adota esse padrão de acordo com a sua necessidade. Abordá-lo em setores que demandam gastos com papeis e uso de espaços físicos é um benefício estrategicamente econômico e útil.

Gestão de documentos

Digitalizar os documentos é uma tarefa demorada, mas que demanda mais tempo do que reflexão propriamente dita. É, digamos, uma atividade mais braçal.

O difícil mesmo é pensar estratégias para organizar e gerenciar os documentos digitalizados.

A gestão de documentos é um processo que envolve conhecimento de arquivos, uma vez que é necessário selecionar a papelada que pode ser descartada e aquela que precisa ser aquivada e armazenada por possuir um valor no futuro.

Defini-se armazenar como um sinônimo de depositar, guardar ou reunir informações ou objetos em um espaço físico, com a finalidade de conservá-los para o caso de necessidades futuras.

Trazendo essa definição para as empresas, logo se pode pensar nos tradicionais “arquivos”, salas ou armazéns onde se depositam determinados objetos, entre eles, documentos em forma de papeis ou imagens.

O armazenamento digital é uma questão que pode ser levantada como estratégia e empregada por meio de um bom plano para o acervo de documentos de uma organização.

A digitalização entra com a finalidade da conversão de dados e/ou documentos físicos como um suporte em formato digital.

Digitalizar, ou popularmente escanear, consiste em um processo de transformar um documento físico em um documento digital.

Para uma boa gestão dos documentos digitalizados, é importante pensar sobre a dinâmica e a rotina de trabalho específicas da empresa. Mas há algumas práticas comuns que podem ser seguidas para otimizar a gestão:

Criar pastas

O primeiro passo para organizar documentos é criar pastas que identifiquem cada cliente do escritório de contabilidade.

Para ficar ainda mais organizado, uma sugestão é criar subpastas para cada processo em nome do cliente, que vão ficar dentro da pasta com o nome do atendido.

Também dentro dessa mesma pasta, pode ser criada outra com os documentos principais, como comprovante de endereço, CNPJ, contratos e mudanças contratuais, dentre outros.

Nomear corretamente as pastas e documentos

É muito comum nos perdermos em meio a tantas pastas e documentos criados.

Qual é o arquivo mais atualizado?

Onde está mesmo o documento anexado ao processo x?

Para evitar essa confusão, é importante nomear de forma clara e objetiva cada pasta.

A pasta geral do cliente deve conter o nome completo, sem abreviações que podem ficar sem sentido depois de um tempo. No caso dos processos, a mesma coisa.

E, se há algum documento que é costantemente atualizado, é bom acrescentar a data da última modificação no próprio nome do arquivo.

Também é bom utilizar somente os caracteres mais simples na hora de dar nome às pastas.

Ou seja, nada de @, & e #, por exemplo. É preciso lembrar que outras pessoas também consultarão os arquivos e precisam reconhecer logo de cara, somente pelo nome, do que se trata.

Do contrário, é perda de tempo na certa.

Indexar arquivos

Para facilitar a busca por documentos no computador, uma dica é indexá-los. Isso signifca organizar os arquivos por meio de um índice, o que facilita o acesso rápido à informação.

A indexação economiza tempo, uma vez que evita que o usuário precise abrir pasta por pasta até encontrar o que deseja.

Basta digitar o nome do arquivo ou um termo referente a ele em um dos mecanismos de busca do sistema operacional que o arquivo será localizado.

Cada sistema possui uma maneira de indexar os documentos, mas o processo costuma ser bastante simples.

Vantagens da digitalização de documentos para a contabilidade digital

Digitalizar os documentos representa otimizar o dia a dia de trabalho, além de proporcionar uma série de economia de tempo e recursos.

Dentre os principais benefícios da conversão do meio de armazenamento do documento, estão:

  • redução de custos;
  • diferentes profissionais podem acessar simultaneamente um mesmo documento;
  • risco menor de o documento em papel se desgastar;
  • evita o desperdício e o descarte de papeis;
  • economia gerada pela menor necessidade de imprimir documentos;
  • libera espaços que antes eram utilizados para guardar documentos físicos de acervo;
  • maior controle na disponibilização de informações;
  • menor risco de perder documentos, sobretudo, devido ao tempo;
  • diminuição das despesas com material de escritório;
  • favorece a sustentabilidade, uma vez que reduz o uso de papel;
  • maior segurança da informação;
  • dificulta fraudes;
  • serviço eficiente e rápido;
  • maior agilidade no acesso à informação, sem a necessidade de deslocamentode um espaço físico para o outro na busca pela documentação; e
  • maior agilidade nos processos documentais.

 

A digitalização de documentos na Previsa

As soluções da Previsa trazem mais dinamismo para os profissionais que lidam com muitos documentos e processos, levando-os para um ambiente digital e seguro.

Tudo isso é conseguido por meio da ampliação e aperfeiçoamento da performance dos colaboradores, para que eles se preocupem com o que realmente importa.

Dessa forma, a Previsa vem também contribuir com a redução de impressão de papel e seu uso, passando a digitalizar os documentos que são mais importantes para seus clientes, gerando segurança, agilidade, redução da burocracia, economia de tempo e espaço.

 

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