Como trocar de contabilidade passo a passo

30 de outubro de 2019Como trocar de contador

COMO TROCAR DE CONTABILIDADE

Temos uma pergunta para você: como é sua relação com o seu contador? Já pensou em trocar de contabilidade?

Esperamos que sua resposta seja algo positivo, uma vez que a relação entre o Contador e o Empresário é uma das mais antigas e importantes do mundo dos negócios. Seu relacionamento com o contador deve ser positivo uma vez que é ele que cuida da maior parte das obrigações com o fisco e mantém a regularidade de sua empresa.

A empresa de contabilidade que atende sua empresa deve ser seu maior parceiro, até por que muitas vezes é o profissional de gestão mais próximo d e você, empreendedor. Porém, pode chegar um momento que o seu atual contador não atenda todas as suas expectativas e você precise trocar de profissional. E aí?

Pensando na resposta de nossa primeira pergunta, esse é o seu caso? Não fique chateado! É um direito seu escolher a empresa de contabilidade que atenderá a sua empresa se não estiver satisfeito. E é pensando exatamente nisso que vamos focar nossa conversa de hoje. Vamos detalhar, da forma mais tranquila possível, como conduzir essa mudança para que não gere problemas a você e a sua empresa. Curioso? Separe um minuto na sua agenda e relaxe!

Vamos conversar!

Trocar de contabilidade é bastante simples

Isso somente irá requerer um pouco mais de sua atenção, até por estarmos falando de algo tão importante para sua vida empresarial.

Normalmente, a relação entre profissionais contábeis e escritórios é bastante amigável e profissional. Então, pensando nisso, você não vai se ver em uma briga entre leões e aquelas cenas de desacordo. Isso tudo é ótimo para a rotina e o crescimento de seu estabelecimento.

Então, como cuidar para que a troca de profissional não seja uma grande dor de cabeça?

PASSO 1 – Pense no antigo contador!

 Isso mesmo! Antes de pensar no próximo, vamos focar no atual. Independentemente do que tenha motivado a sua decisão de trocar de escritório, é muito importante que a gente trate com profissionalismo essa mudança.

Lembre-se que, até aqui, esse profissional que está na posição de seu contador é quem estava realizando todas obrigações de sua empresa. Além disso, ele detém de um grande conhecimento sobre o seu negócio. Ou seja, ele é um profissional especial e singular – provavelmente por esse motivo, você o escolheu da primeira vez. Certo?

Sendo assim, seu primeiro ato será LER COM CAUTELA SEU CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

Tenha em mente que, de uma forma geral, na maioria dos contratos há cláusulas que determinam as formas de rescisão impondo a necessidade de aviso prévio ou ainda de multa. Exatamente por isso, tire um breve momento para verificar esses prazos para determinar corretamente a comunicação e o efetivo termino da relação.

Feito isso, seu segundo ato será CONVERSAR ABERTAMENTE SOBRE A MUDANÇA

Lembre-se que a comunicação aberta será o melhor processo para que tudo ocorra de forma tranquila e sem brigas. Inclusive, informe, com antecedência, qual será o último mês de serviços prestados pelo seu antigo contador.

Fica um pouco constrangido? Sem problemas! Essa comunicação pode ser feita por e-mail. Apenas garanta que ela tenha chegado à pessoa correta no escritório, solicitando um retorno avisando o recebimento. Ah… E lembre-se: é essencial que esse e-mail seja o mais cordial possível! Não queremos gerar um processo de separação doloroso, certo?

Pois bem… Pensando em uma comunicação assertiva, você precisa que contenham o seguinte: informação clara de desistência do serviço; data até quando será prestado o serviço; o novo profissional que irá prestar os serviços; e a solicitação de informações sobre os documentos da empresa, distrato e informações relevantes.

Por último, seu terceiro ato será LER COM CAUTELA E ASSINAR O DISTRATO

Isso mesmo! Não se esqueça de assinar o distrato de serviços! Nele constarão informações sobre as obrigações realizadas, a entrega dos documentos, e principalmente, quais obrigações o escritório ainda será responsável considerando a competência dos serviços.

Sim, meu caro, mesmo após finalizar o contrato de prestação de serviços, podem existir obrigações que serão enviadas pelo antigo profissional. Isso acontece porque existem obrigações a serem enviadas do período de quando o escritório ainda possuía responsabilidade técnica.

PASSO 2 – Pense em seu próximo contador!

Agora sim, hora de pensar no próximo profissional que será seu braço direito.

Pensando nisso, seu primeiro passo será LER SEU CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS.

 Enquanto empresário, você sabe que esse passo é essencial para seu relacionamento com qualquer parceiro – o que inclui seu novo contador. Caso a empresa de contabilidade não envie o documento, solicite ao contador, pois ele é que garantirá que os serviços serão prestados conforme negociado.

Logo após, seu próximo passo será SOLICITAR UM LEVANTAMENTO DE REGULARIDADE

Isso lhe dará informações suficientes para sinalizar alguma questão que possa implicar em penalidade e ônus a você, empresário, referente a eventos passados.

Por último, para colaborar com o trabalho com eficiência do seu novo contador, ENTREGUE TODAS AS INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS A ELE

Lembre-se que, para iniciar a entrega das obrigações e executar os serviços contábeis, seu novo contador precisará de informações passadas. Sendo assim, garanta que todas as informações solicitadas, como documentos da empresa, livros contábeis e senhas/procurações, certificados digitais, sejam entregues da forma adequada e ágil.

Aqui, vale a pena lembrar de encaminhar qualquer informação relevantes para os serviços como a existência de débitos e parcelamento, pedidos de compensação e processos administrativos em andamento.

Trocar de contador é um processo simples, mas que exige cautela e análise

No decorrer do presente texto, acreditamos que você pôde verificar o quão importante é o papel do contador e de toda a documentação que envolve esse relacionamento.

Ou seja, de uma forma geral, você pôde observar que os documentos importantes para determinar aonde terminam e começam a responsabilidade de um contador é o contrato e o distrato de prestação de serviço. Por isso, não se esqueça de ler, a ambos, com muito carinho e com olhar crítico e curioso.

Se tiver dificuldades, peça ajuda ao novo escritório, este, com certeza, irá contribuir para que você não tenha problemas em sua empresa. Então, finalizando nossa conversa, você chegou a pensar como anda sua relação com seu atual contador? Conta para a gente!

Sobre a PREVISA CONTABILIDADE

Criada há quase 40 anos, a PREVISA CONTABILIDADE tem como objetivo assessorar os clientes em todas as áreas de seu negócio. Para tanto, a empresa atende segmentos específicos de mercado, além de negócios de diferentes tamanhos. Uma das características da Previsa é seu atendimento com excelência.

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