Contas a pagar: 10 dicas para organizar

23 de março de 2022 Contas a Pagar
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Quando se fala em gestão de empresas, ter uma atenção especial às contas a pagar parece meio óbvio. No entanto, sendo óbvio ou não, esta ainda é uma faceta do planejamento financeiro que ainda traz diversos problemas aos gestores.

Dentro de um planejamento e controle de entradas e despesas, cada parte do processo precisa ser feita com todo cuidado. Sendo assim, manter uma planilha de contas a pagar pode ser muito mais importante do que parece. 

O que é o contas a pagar de uma empresa

Manter as contas de uma empresa em dia é uma tarefa bastante complexa. E a parte das contas a pagar também. Tanto que há empresas que possuem todo um setor destinado à organização das contas a pagar.

Esse processo envolve muito mais que organizar boletos e datas para fazer pagamentos. Ele contribui muito para manter a empresa com um fluxo de caixa saudável. Além disso, permite antever gastos futuros para, dessa forma, investir em planejamentos estratégicos. 

Alguns exemplos de contas a pagar:

  • Salários
  • Fornecedores
  • Tributos
  • Aluguéis
  • Parcelas de empréstimos
  • Energia elétrica 
  • Água
  • Telefone
  • Internet

Qual o processo de contas a pagar

O processo de organização de contas a pagar pode começar antes mesmo da abertura oficial de uma empresa. Afinal de contas, a abertura de uma empresa envolve inúmeros gastos com estoque, material de escritório, maquinário, mobiliário e, se necessário, financiamento.

Nessa hora o planejamento de contas a pagar já entra em ação. A ideia é montar uma planilha com todos os dados a fim de prever gastos e, se necessário, negociar com fornecedores. Você pode, assim, optar por comprar uma quantidade maior de um produto por um abatimento no preço. Ou então, pode optar por um fornecedor mais em conta. 

É a análise detalhada das contas a pagar que te permite perceber, por exemplo, que os gastos estão muito altos e será preciso fazer cortes. Ou que há uma folga orçamentária em determinado mês. Dessa forma, planejar estrategicamente acaba ficando muito mais fácil. 

O ideal para manter esta parte bem-organizada é utilizar planilhas ou softwares que permitam armazenar estes dados de forma prática, rápida e que permita consultas simples sempre que necessário. Dessa forma, sempre que uma nova conta a pagar entrar para a lista, ela já entrará para esta organização também.

Nesse sentido, o ideal é ter pessoas muito responsáveis, organizadas e proativas trabalhando tanto com as contas a pagar quanto com as contas a receber. A harmonia desses dois pontos é que vai garantir a saúde financeira do seu negócio.

Qual a finalidade de contas a pagar?

A principal finalidade ao deixar as contas a pagar bem-organizadas é, sem dúvida, manter seu negócio financeiramente viável. A pessoa responsável por essa gestão, precisa fazer alguns acompanhamentos:

  • Controle de liquidação de débitos
  • Gerenciar prazos de vencimento
  • Ficar de olho no fluxo de caixa
  • Procurar manter os gastos dentro daquilo que foi estipulado no planejamento da empresa
  • Manter o pagamento de tributos em dia, bem como organizar essa documentação

Quando você consegue contar com uma pessoa ou empresa que mantenha esse controle, sua empresa ganha por tabela. Ganha em estabilidade, previsibilidade e em sucesso. Manter as finanças organizadas traz diversos benefícios inquestionáveis.

Quais as vantagens de se ter um bom controle das contas a pagar?

Ter um bom controle sobre as contas a pagar de sua empresa traz muitas vantagens. Vejamos algumas delas:

  • Controle e redução de custos desnecessários. Quando se percebe gastos muito altos, é possível também analisar os gastos criteriosamente, a fim de identificar por onde o dinheiro está escapando. E, dessa forma, buscar cortes ou formas de redução desses custos.
  • Diminuição de gastos desnecessários com multas e juros por atraso. Pagar contas com atraso gera multas. E multas ou juros significam menos dinheiro em caixa, ou seja: prejuízo. Com um bom controle isso não acontece.
  • Reputação no mercado. Empresas que cumprem com seus pagamentos e os mantém sempre em dia recebem diversas facilidades de seus fornecedores. Isso acontece porque pagar contas em dia gera confiança.
  • Menos tempo perdido. Quando se tem esse controle bem-feito, você não precisa de cálculos de última hora. As informações estão organizadas e gerar relatórios acaba sendo muito mais fácil.

10 dicas para organizar suas contas a pagar

Na hora de manter as contas a pagar em dia, algumas dicas são sempre bem-vistas. Como temos larga experiência nesse tipo de gestão, separamos algumas ideias para te ajudar nesse processo:

  1. Sempre compare preços. Por mais que seu fornecedor seja antigo, nunca feche um contrato sem pesquisar outros antes. É possível economizar muito com essa manobra simples. 
  2. Um olho na compra, outro no fluxo de caixa. Quando você tem um bom controle financeiro, já sabe quais serão as próximas contas a pagar. Fique de olho nelas para não extrapolar seus gastos e gerar um problema no próximo mês.
  3. Comprou, registrou. Assim que fizer uma compra, anote este valor no sistema de contas a pagar.
  4. Confira as mercadorias recebidas. Pode não parecer, mas isso tem tudo a ver com as contas a pagar. Já imaginou descobrir tarde demais que você recebeu menos produtos do que havia encomendado, ou que eles não chegaram em condições adequadas? Confira sempre. 
  5. Verifique os impostos sobre as compras. Algumas compras feitas em outros estados ou países podem precisar do pagamento de impostos. Não deixe para conferir depois.
  6. Anote estes impostos no sistema de gestão. Eles também são contas a pagar.
  7. Sócios, sócios, empresa à parte. Não misture gastos pessoais com os gastos da empresa. A bagunça gerada pode custar caro.
  8. Acompanhe o fluxo de caixa e se necessário renegocie. Ficou apertado em um mês? Veja a possibilidade de renegociação com seus fornecedores. No entanto, evite que isso se torne um problema ainda maior à frente.
  9. Limites pré-aprovados não são dinheiro seu. Esses limites não podem entrar como dinheiro da empresa, pois sua contratação custa muito caro. Finja que não existem.
  10. Tenha alguém para te ajudar se for preciso. Não deixe sua empresa sucumbir por falta de gestão. Caso você perceba que está difícil manter esses dados em dia, contrate uma empresa que faça isso por você.

Sistema de gestão de contas a pagar e receber

Sem dúvida, a melhor forma que uma empresa pode ter de organizar as contas a pagar e a receber, é investir em um sistema de gestão de contas. Uma planilha permite a você ter uma administração razoável. No entanto, ter um sistema que faça isso pode ser muito mais vantajoso. 

Este tipo de sistema evita erro, pois você não corre o risco de o contador inserir uma fórmula errada, por exemplo. Ao mesmo tempo, sistemas assim permitem uma visão melhor das suas contas, gerando análises melhores que são usadas para planejamentos estratégicos. 

Algumas das principais vantagens de um bom sistema de contas a pagar:

  • Menos dinheiro gasto com tarifas de cobrança
  • Melhor previsão de fluxo de caixa
  • Possibilidade de fazer análises diárias do que há para pagar e receber

Na Previsa oferecemos esse serviço de terceirização financeira através de nosso BPO Financeiro. Nosso sistema te permite um controle muito melhor dos seus gastos e contas a receber. Além disso, ele facilita todas as rotinas financeiras da sua empresa, e por um custo menor do que a contratação de funcionários específicos para isso. 

Além disso, temos décadas de experiência no mercado, e investimos apenas nos melhores profissionais. Dessa forma, você tem atendimento de excelência com profissionais altamente capacitados.

Resumo

Neste artigo você teve informações valiosas que podem te ajudar diretamente na sua empresa. Vamos relembrar o que tivemos nele:

  1. O que é o contas a pagar de uma empresa?
  2. Qual o processo de contas a pagar?
  3. Qual a finalidade de contas a pagar?
  4. Quais as vantagens de se ter um bom controle das contas a pagar?
  5. 10 dias para organizar suas contas a pagar
  6. Sistema de gestão de contas a pagar e a receber

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